Você quer melhorar as vendas da sua empresa, mas aposto que a última coisa que você pensa é no processo de vendas.

Você como gestor comercial, todo mês prepara seu relatório para apresentar e já começa a pensar em como aumentar as vendas. Ou ao planejar um lançamento, já pensa na porcentagem de unidades que serão vendidas no primeiro final de semana. Organiza o meeting. Agenda treinamentos do produto e palestras motivacionais para os corretores. Estrutura as bonificações e premiações.

Talvez uma das coisas que você não pensa é no processo de vendas. E o que é isso? Como vivem? O que comem? Rss… brincadeiras à parte, o processo é exatamente o passo a passo em que sua equipe deve seguir, com as atividades. Então esse processo vai ajudar a todas as pessoas que estão nessa cadeia de ações, que seja corretores, pré-vendedores, secretaria de vendas, gestores e gerentes, entenderem quais são as suas atividades e os próximos passos, como que esse fluxo de ações e informações ocorrerá. Dessa forma você documenta e deixa claro cada passo e poderá avaliar as possíveis otimizações e melhorias, para melhorar a eficiência da venda.

Você provavelmente já viu processos com vários quadrados e setas. Vai para lá e vai para cá! Fica até um pouco confuso em alguns casos. Essa é uma forma de você visualizar um processo. Agora uma outra forma de você visualizar e colocar em prática o processo é exatamente usando a metodologia Kanban. Ele foi criado pela Toyota, onde essa palavra significa tabuleiro. Era onde colavam post-its de ações para cada uma das etapas. Já viu fotos como essas abaixo?

As principais ferramentas de CRM, seja geral ou do mercado imobiliário, utilizam essa visualização de Kanban, porque nesse formato você bate o olho e já entende como está o atendimento. Você consegue ter uma visão completa do seu processo de vendas e um controle maior da evolução dos atendimentos. Nesse funil em formato de Kanban você responde perguntas como:

– Como os leads gerados chegam?

– Quem receberá os leads?

– O que fazer ao receber um lead?

– O que fazer depois do primeiro atendimento?

– Quem marca a visita?

– Como ver a disponibilidade das unidades?

– Como fazer uma reserva?

– Quem e como aprova a proposta?

– Quem e como faz o contrato?

Tenho certeza que você, gestor comercial, tem a resposta para todas essas perguntas. Mas elas estão documentadas? Estão claras para todos os envolvidos? Como você acompanha tudo? Portanto, além de um processo claro e bem definido, além de treinar as pessoas, é necessário utilizar uma tecnologia. Através dela você terá informações do que está acontecendo, onde está indo bem, onde precisa melhorar e escalonar os resultados. É necessário dar uma ferramenta para que todos façam todas as ações planejadas e de forma eficiente. Não custa nada relembrar um de nossos mantras aqui no Facilita: pessoas, processos e tecnologia.

Ao aplicar essa metodologia em mais de 100 construtoras, incorporadoras, loteadoras e imobiliárias, percebemos uma dificuldade do gestor em nos explicar o processo. Ele sabe empiricamente como tudo funciona, está tudo na cabeça. Já fez várias vendas, vários lançamentos, vários treinamentos, vários acompanhamentos com gerentes e corretores. E ao colocar tudo no “papel” as dúvidas aparecem.

Aqui no Facilita acreditamos que nossa ferramenta deve se adaptar ao seu processo e não o contrário. Por isso que na consultoria de implantação, a equipe de sucesso do cliente busca entender os detalhes do processo de venda e então traduzir para dentro da ferramenta: etapas, status, fluxos, responsabilidades. Durante essas implantações sentimos na pele essa dificuldade e encontramos um certo padrão nos processos. Definimos então 5 modelos de funil de vendas. Abaixo fizemos um resumo de cada um. Você também poderá baixar todos eles.

Venda digital

Nesse modelo, focamos na digitalização do fechamento da venda, ou seja, na disponibilidade, reserva, proposta e contrato. Criamos apenas uma etapa de atendimento ao cliente. As demais etapas são para solicitar e aprovar reservas e propostas, além da emissão e assinatura do contrato. Finaliza com venda ganha ou venda perdida, com seus motivos relacionados.

Baixe e faça adaptação necessária ao seu processo. Recomendamos que edite e compartilhe com sua equipe.

Lançamentos

Neste, trocamos a etapa de atendimento pela de documentação, onde o corretor deve focar em juntar os documentos do cliente antes do dia do lançamento. É um processo bem simples para que ajude sua equipe a transferir e aprovar documentos e propostas. Poderá ainda disponibilizar o espelho de vendas para que seja atualizado com as reservas e vendas feitas.

Pode baixar o modelo aqui e adaptar os arquivos.

Atendimento

Com esse modelo já acrescentamos mais etapas de atendimento. Nele, entendemos que o corretor buscará maior eficiência no atendimento e o gestor maior controle. Acompanhará em maior detalhes o estágio do atendimento, inclusive se os clientes são mais “frios” ou “quentes”. A secretaria de vendas participará das etapas finais: contrato e venda ganha.

Baixe esse funil e troque para as suas nomenclaturas.

Pré-atendimento

Uma tendência das empresas do mercado imobiliário é de melhorar o atendimento. Então muitas estão contratando profissionais (que não são corretores e têm perfil mais administrativo) para fazer o primeiro atendimento e depois marcar a visita para o corretor. O foco desse processo está na cadência (tentativas de entrar em contato) e de nunca desistir do lead que tem perfil, ou seja, ele pode não estar preparado para esse empreendimento, mas sim para um próximo lançamento. Essa equipe buscará sempre um contato futuro com o lead, o que otimiza o investimento em marketing.

Baixe para analisar como pode ser feito e crie sua própria versão.

Minha Casa Minha Vida

Este modelo é um grande desafio, pois exige mais etapas e mais pessoas envolvidas. Um profissional importante aqui é a figura do correspondente bancário. Ele deve receber documentos para fazer a análise e depois devolver outros documentos. Nesse vai e vem deve-se tomar cuidado para não perder nenhum documento. E caso não haja controle desse processo, pode ampliar muito o tempo para o fechamento e abrir possibilidade do cliente conversar com um primo, cunhado ou amigo e desistir da venda (quem nunca passou por isso, né?). A agilidade e sinergia de todos os envolvidos é importantíssimo. Nele acrescentamos inclusive motivos de perda da venda relacionados, como: restrição de documentos ou SICAQ reprovado.

Baixe e discuta com os responsáveis sobre como implantar esse processo.